Как построить отличный конференц-зал

Мы наконец-то получили представление о том, как будет выглядеть офис в будущем. Мы все знаем, как мы к этому пришли, поэтому не будем тратить время на краткий обзор, но можно с уверенностью сказать, что мы видим, как прогнозы о гибридных офисах с гибкими пространствами начинают воплощаться в жизнь.

По мере того, как некоторые из этих обсуждений и планов воплощаются в реальность, мы размышляем о ключевых компонентах успешного пространства для конференц-связи и совместной работы. Хотя мы не эксперты по дизайну интерьеров, безусловно, можем высказать свое мнение о технологиях для переговорных комнат.

Прежде всего, привлеките своего партнера по интеграции как можно раньше. Это серьёзный шаг.

Вы, возможно, подозревали, что мы начнем с этого, но нельзя не сказать: чем раньше вы привлечёте к обсуждению своих технологических партнёров, тем лучше для всех. Продолжающаяся конвергенция технологий означает, что ваши специалисты должны работать вместе и чётко понимать, кто за что отвечает и когда. Это традиционно хороший совет, но это также хорошая практика и в наше время, учитывая нынешнюю нагрузку на цепочки поставок, которая ощущается во всём мире.

Итак, теперь, когда ваши технологические партнёры уже вовлечены в обсуждение, о чём вам следует просить?

Что ж, гибридные пространства сейчас в моде — и не без оснований. Минимизация занимаемой площади и максимизация пространства могут стать огромным шагом в правильном направлении для вашего баланса, но этот процесс требует грамотной реализации и поддержания. Мы обнаружили, что можно уменьшить занимаемую площадь и при этом добиться той же производительности, предоставив сотрудникам гибкость в выборе времени и места работы.

Решения для планирования в конференц-залах

Система планирования критически важна для эффективного решения этой задачи. Идея заключается в том, что пространства для совместной работы являются гибкими, и вы получаете сочетание обычных рабочих мест и офисов, которые одновременно являются гибкими и постоянно занятыми. Если сотрудник А хочет работать три дня из дома, а оставшиеся два дня провести в офисе по гибкому графику, он бронирует общее рабочее место на эти два дня. Если у вас есть сотрудники, работающие посменно, они также могут совместно использовать назначенные рабочие места. Ваши конференц-залы и пространства для совместной работы — это все доступные для бронирования пространства. Рекомендуем узнать у вашего партнера по интеграции о решениях для автоматизации, которые расширяют возможности вашей системы планирования, предоставляя сотрудникам доступ в режиме реального времени к статусу помещения в любой момент времени.

Освещение конференц-зала

Помимо грамотного планирования, следует также учесть световые технологии конференц-зала. Современное пространство часто предполагает разные ракурсы, поэтому разумно разработать световые решения, учитывающие особенности освещения. Это не значит, что нужно превращать современное пространство для совместной работы в телевизионную студию, но если вы строите новое помещение, разумно выбрать что-то большее, чем просто лампы-баночки и потолочные решетки, как в старые добрые времена.

А если у вас есть отдельные помещения для презентаций (мы имеем в виду лекционные залы), то вы, безусловно, можете и должны иметь отдельное освещение для зоны фокусировки. На наш взгляд, если это будет на камеру, то делайте всё возможное.

Встроить освещение в системы управления и автоматизации — задача не из лёгких. Это может показаться излишеством, но цель здесь — исключить переменные факторы из числа пользователей и людей в комнате, чтобы они могли быстро войти в комнату и начать совместную работу, получая при этом неизменно положительный опыт.

Аудиосистема конференц-зала

Что касается звука, ваш интегратор должен работать в тандеме с дизайнером интерьера, чтобы обеспечить отличную акустику в помещении. Плохой звук может отвлекать собеседников, и часто говорят, что качество звука важнее для хорошего восприятия, чем хорошее видео. Хотя твёрдые поверхности и стекло, по-видимому, очень популярны в конференц-залах, существует несколько удобных для дизайна способов улучшить качество звука — как для вас, так и для ваших коллег на другом конце провода — убедившись, что ваша команда дизайнеров учитывает качество звука. Далее всё сводится к выбору правильного решения для звукозаписи в помещении и обеспечению соответствия требованиям к звуку как внутри помещения, так и на другом конце.

Есть много других факторов, которые стоит учесть, но, учитывая акцент на гибких пространствах и рост популярности видеоконференций, эти несколько ключевых аспектов должны помочь вам двигаться в правильном направлении. По крайней мере, если вы воспользуетесь только первым моим советом (привлеките партнёров как можно раньше), то будете в хорошей форме, чтобы изучить варианты и возможные решения, прежде чем принимать окончательное решение.