Аудит гибридных переговорных комнат: как понять, когда пора обновить оборудование

Гибридные переговорные комнаты должны обеспечивать бесперебойную работу, чтобы каждый участник звонка чувствовал себя вовлеченным, связанным и продуктивным. В "8 Ом" мы считаем, что человекоцентричный дизайн — ключ к созданию помещений, которые интуитивно понятны с момента входа.

Многие организации вложили значительные средства в гибридные технологии во время пандемии, и эти решения хорошо себя зарекомендовали. Но по мере устаревания технологий и развития способов работы в тех же системах могут появляться уязвимости, которые увеличивают время простоя или делают их устаревшими и неудобными в использовании.

Это расстраивает, обходится вашему бизнесу временем, деньгами и возможностями, и обычно это признак того, что пора обновить комнату или аудиовизуальное оборудование.

5 тревожных признаков того, что пора обновиться

Системы для гибридных конференц-залов редко полностью выходят из строя, если только они не неисправны или изначально не были настроены неправильно. Первые признаки того, что они перестали справляться с нагрузкой, проявляются в едва заметных изменениях в пользовательском опыте, которые поначалу могут показаться случайными или даже незначительными.

Скрытое увеличение оттока участников. Отток участников не всегда является проблемой технологий, но когда он становится нормой, это признак того, что что-то в помещении не работает должным образом. Плохой звук, сбои в работе дисплея и неудачные ракурсы камер заставляют людей прилагать больше усилий, чтобы оставаться вовлеченными, и в конце концов они просто перестают стараться.

Проблемы с обменом контентом. Возможность мгновенно обмениваться контентом и сотрудничать над ним имеет важное значение для гибридных конференций. Будь то презентации, видео, аудио или интерактивные инструменты, такие как доски, переключение должно быть плавным.

Инструменты становятся обузой, когда людям приходится устранять неполадки с подключением, вручную переключать входы или перемещать оборудование между помещениями. Вот тогда и начинают звучать фразы: «Неважно. Я просто отправлю это по электронной почте».

Странные схемы бронирования. В идеальной ситуации у вас достаточно гибридных переговорных комнат для удовлетворения повседневных потребностей вашей команды, с небольшим запасом для спонтанных встреч. Спрос колеблется, но если ваши комнаты постоянно забронированы или вообще никогда не бронируются, пора пересмотреть ситуацию.

Что касается перебронирования, проще всего добавить больше комнат. Недостаточное бронирование определить сложнее, поскольку его первопричина может быть любой — от проблем с аудиовизуальным оборудованием до недостатка обучения.

Увеличение реактивного ИТ-обслуживания. Переговорные комнаты не должны постоянно истощать ИТ-ресурсы, и если это происходит, это обычно сигнал о том, что обновление и более проактивный подход к управлению давно назрели. Переход к более проактивному подходу, будь то улучшенный мониторинг, профилактическое обслуживание или внешняя поддержка, может помочь.

Люди по умолчанию используют свои собственные инструменты. Некоторые люди любят Microsoft Teams. Другие предпочитают собираться в Slack. Когда люди начинают обходить вашу техническую поддержку для проведения совещаний, используя собственные сторонние инструменты, это нарушает гибридный формат и создает ненужные риски для безопасности.

Прямая обратная связь от обычных пользователей может выявить недостатки ваших переговорных комнат и показать возможности для улучшения пользовательского опыта.

Структура аудита: что оценивать в первую очередь

Как эксперты в области аудиовизуального оборудования, мы используем структурированную систему аудита, которая применяет единые критерии ко всем помещениям для оценки производительности и выявления недостатков. Вы можете провести упрощенную версию этого аудита внутри компании, используя приведенную ниже простую оценочную таблицу. Присвойте каждой категории оценку от 1 до 5 в зависимости от полученных результатов.

Проектирование с учетом масштабируемости — вот настоящее решение

Модернизация переговорных комнат — это не только решение существующих проблем, но и стратегический план на будущее. После оценки текущей конфигурации вы можете использовать полученные данные для разработки структурированного плана масштабируемости, который позволит легко адаптировать помещения по мере изменения потребностей. Это лучший способ гарантировать, что ваше аудиовизуальное оборудование будет и дальше приносить реальную пользу людям каждый день.