12 лучших технологий и тенденций для конференц-залов в современных рабочих пространствах

Конференц-залы давно стали неотъемлемой частью типичного бизнеса, но по мере распространения гибридной работы технологии для конференц-залов продолжают развиваться. Это означает больше интерактивных инструментов для презентаций, больше искусственного интеллекта и больше видеосвязи. Фактически, по данным Astute Analytica, мировой рынок инфраструктуры для видеоконференций в 2023 году оценивался в 4,8 миллиарда долларов.

Благодаря современным технологиям гибридные или удаленные встречи практически ничем не отличаются от личных. Более чистый звук, более качественное видео и множество интерактивных функций позволяют людям сотрудничать по всему миру, при этом чувствуя себя так, будто они находятся рядом.

Мы составили список необходимого оборудования, чтобы максимально эффективно использовать ваш современный конференц-зал, и дали советы по его правильной настройке.

1. Системы с кристально чистым звуком

Чистый звук необходим для виртуальных или гибридных совещаний. Плохое качество звука отвлекает и затрудняет взаимодействие членов команды. Чтобы убедиться, что всех слышно — независимо от того, находятся ли они в комнате или участвуют по телефону — рассмотрите такие технологии, как акустическое подавление эха, шумоподавление или даже микрофоны, установленные на потолке или расположенные вокруг стола.

Помимо физического аудиооборудования, такие платформы, как Zoom, предлагают встроенное шумоподавление и подавление эха, которые можно настроить в дополнение к вашему оборудованию.

• Совет: При использовании физических микрофонов разместите их на равном расстоянии от участников и проверьте качество звука, прежде чем окончательно определиться с размещением.

2. Интерактивные доски и сенсорные дисплеи

Замените традиционные белые доски цифровой версией, которая позволит всем участникам взаимодействовать, будь то рисование на интерактивном сенсорном экране или добавление заметок и комментариев с помощью ноутбуков.

Цифровые белые доски обеспечивают среду для совместной работы как удаленных, так и присутствующих участников, помогая превратить статичные презентации в интерактивные в режиме реального времени.

Обратите внимание на такие функции, как интеграция с видеозвонками, поддержка мультитач, облачная синхронизация и аннотирование. Как правило, аннотации синхронизируются в режиме реального времени, поэтому удаленные участники не просто наблюдают — они являются частью обсуждения. Онлайн-доски, такие как Zoom Whiteboard, отлично подходят для поддержки взаимодействия и совместной работы.

Ищите дисплеи, которые легко интегрируются с вашей существующей технологией, например, как Zoom Rooms for Touch беспрепятственно работает с другими функциями Zoom.

• Совет: поощряйте команды делать аннотации во время встреч, чтобы все были вовлечены, даже если они физически не находятся в комнате.

3. Бесперебойное беспроводное подключение

Забудьте о сложных, запутанных кабелях и перейдите на беспроводное совместное использование и мониторинг устройств. Вы сэкономите время, которое раньше тратилось на распутывание кабелей и поиск мест для подключения устройств, а ваша конференц-комната будет выглядеть намного организованнее. Некоторые системы поставляются с административными порталами, позволяющими ИТ-специалистам управлять пропускной способностью и подключениями.

Кроме того, это упростит членам команды проведение презентаций с любого устройства за считанные секунды. Такие инструменты, как Chromecast, Apple AirPlay или Zoom Direct Share, — отличные варианты. Просто убедитесь, что вы выбрали продукт, поддерживающий все типы устройств, включая Windows, iOS, Android и Chromebook.

• Совет: Убедитесь, что Wi-Fi стабилен и имеет достаточную пропускную способность для одновременной поддержки нескольких подключений.

4. Кадрирование видео и отслеживание говорящих с помощью ИИ

Такие функции, как интеллектуальный режиссер Zoom и интеллектуальная галерея, автоматически кадрируют говорящих в видеокадре и определяют, кто говорит, что обеспечивает более естественное проведение совещаний. Некоторые инструменты ИИ даже могут кадрировать нескольких человек одновременно, что идеально подходит для панельных совещаний или презентаций.

Когда экран определяет наилучший ракурс людей в комнате, это помогает удаленным участникам сосредоточиться на нужном. А благодаря функции интеллектуальных именных меток Zoom удаленные участники могут видеть имена людей в комнате, чтобы им не приходилось гадать, кто есть кто.

• Совет: расположите камеру на уровне глаз, избегая установки ее перед ярким светом или окнами. Это поможет ей более точно отслеживать участников.

5. Интеллектуальное планирование помещений и резервирование рабочих мест

Предотвратите двойное бронирование и неэффективное использование пространства с помощью интеллектуальных инструментов планирования и резервирования. С помощью Zoom Workspace Reservation сотрудники могут бронировать конференц-столы и комнаты, исключая вопросы о наличии свободных мест. По прибытии участники могут использовать сенсорный экран Zoom Scheduling Display, чтобы увидеть расписание комнаты и зарегистрироваться на встречу.

Благодаря интеграции с календарем и панелям мониторинга, помогающим оценивать использование пространства, ИТ-администраторы могут снизить свою рабочую нагрузку и лучше понимать, как используются помещения.

Вы также можете поискать системы, использующие датчики для определения фактического использования помещения, и те, которые интегрируются с инструментами регистрации посетителей.

• Совет: Настройте автоматическое освобождение мест для неявившихся участников, автоматически освобождая комнаты, чтобы они оставались доступными для других пользователей.

6. Иммерсивные видеостены и светодиодные дисплеи

Сделайте совместно используемый контент более привлекательным и доступным, особенно в больших помещениях или для больших групп, с помощью широкоформатных дисплеев. Они повысят видимость и вовлеченность, так что никому не придется щуриться, чтобы разглядеть происходящее. Эти дисплеи даже позволяют удаленным докладчикам обмениваться контентом в режиме реального времени, поэтому никому не нужно физически присутствовать, чтобы поделиться информацией.

Эта технология отлично подходит для залов заседаний руководителей, общих собраний, презентаций для клиентов или общих собраний. Обратите внимание на разрешение 4K/8K, сверхширокоформатные или модульные светодиодные панели. Также обратите внимание на функции субтитров и увеличения изображения на экране для повышения доступности для всех участников.

• Совет: Настройте уровни яркости и контрастности в зависимости от окружающего освещения, чтобы контент был виден без напряжения глаз в различных условиях помещения.

7. Режим киоска и виртуальная стойка регистрации

Превратите планшеты в виртуальные стойки регистрации, чтобы приветствовать посетителей или проводить удаленную регистрацию с помощью таких инструментов, как режим киоска Zoom. Это позволит сэкономить средства за счет сокращения потребности в штатном администраторе и создания более комфортной атмосферы для посетителей.

Этот вариант отлично подходит для рабочих мест без столов, коворкингов, мест с протоколами безопасности или офисов с гибким графиком работы персонала. Для получения максимальной выгоды используйте такие инструменты, как формы регистрации, видеоприветствия, журналы посещений и двусторонние видеозвонки.

• Совет: Настройте приветствие в режиме киоска, добавив фирменную символику компании и приветственное сообщение, что позволит создать дружелюбную атмосферу как для посетителей, так и для удаленных гостей.

8. Улучшение безопасности и конфиденциальности конференц-залов

При добавлении технологий для конференц-залов ищите программное обеспечение с функциями безопасности и конфиденциальности. Например, Zoom предлагает возможность включения сквозного шифрования, залов ожидания и управления доступом на основе ролей, разработанных для обеспечения конфиденциальности и безопасности конференций. Это особенно важно при удаленном доступе.

Вы также можете использовать конференции с защитой паролем, демонстрацию экрана только организатору или автоматическую блокировку конференций для дополнительной защиты ваших встреч.

• Совет: Регулярно проводите аудит функций безопасности, чтобы убедиться в их работоспособности и эффективности.

9. Экологичные и энергоэффективные решения для проведения совещаний

Чтобы сократить количество отходов и поддержать экологическую устойчивость, рассмотрите энергоэффективные «умные» технологии для конференц-залов, такие как «умное» освещение, датчики присутствия и цифровые средства для совместной работы.

Например, датчики движения и присутствия оставляют свет включенным только тогда, когда кто-то активно использует помещение.

В качестве дополнительного бонуса, экологичность и «зеленые» стандарты становятся все более важными как для клиентов, так и для сотрудников, поэтому чем больше вы продвинетесь в этой области, тем больше сможете укрепить свой бренд.

• Совет: используйте «умные» розетки или программируемые удлинители, чтобы дисплеи и устройства автоматически отключались, когда помещения не используются.

10. Гибкая и адаптивная планировка помещений

Поскольку формат, размер и количество участников совещаний различаются, ваше помещение должно легко вмещать различные конфигурации. Это означает добавление модульной мебели и мобильных технологических установок, чтобы вы могли легко менять планировку в зависимости от очного присутствия, гибридных совещаний или мозговых штурмов.

Если вы еще не перешли на беспроводное подключение, рассмотрите решения для организации кабелей под столом или портативные системы управления кабелями, чтобы уменьшить беспорядок, особенно при перестановке мебели.

Некоторые аудиовизуальные системы даже позволяют сохранять конфигурации для быстрой настройки в зависимости от типа совещания, например, одна конфигурация для презентаций, а другая для мозгового штурма.

• Совет: Сделайте ваши помещения настраиваемыми без помощи ИТ-специалистов или обслуживающего персонала.

11. Функции ИИ и резюме совещаний

Сократите административную работу и отслеживайте важную информацию с помощью сводок совещаний, созданных функциями ИИ. Вы можете воспользоваться преимуществами кратких обзоров совещаний, выделения пунктов действий и ключевых моментов, а также интеллектуальных стенограмм.

Это поможет вам сэкономить время и усилия, улучшит коммуникацию и повысит эффективность выполнения задач, позволяя членам команды оставаться в курсе событий, даже если они пропустили совещание. Вы даже можете использовать перевод в режиме реального времени, что упростит общение и сотрудничество в глобальном коллективе.

• Совет: используйте сводки и обзоры совещаний для создания последующих электронных писем или назначения пунктов действий.

12. Инструменты дополненной и виртуальной реальности

Хотя технологии дополненной и виртуальной реальности (AR и VR) всё ещё находятся на стадии развития, они стали более распространёнными для анализа проектов, обучения и глобального сотрудничества, особенно в специализированных отраслях, таких как дизайн, здравоохранение или производство.

Полезные примеры использования включают демонстрации продуктов, иммерсивные учебные среды и даже удалённые инспекции объектов. Популярные варианты включают Microsoft Mesh, Meta Quest for Business и Spatial.

• Совет: Пробуйте инструменты AR/VR, ориентируясь на конкретный сценарий использования, и получайте предварительную обратную связь от участников, прежде чем масштабировать их на другие команды.

Лучшие практики использования технологий в конференц-залах

Даже с самыми лучшими технологиями, они работают только при правильном использовании. Вот как оптимизировать настройку конференц-зала для оптимального сотрудничества и повышения производительности:

• Стандартизируйте настройку оборудования во всех залах: сократите время на освоение и устранение неполадок, используя одинаковую настройку во всех залах.
• Проверьте все оборудование перед началом совещания: убедитесь, что аудио, видео, демонстрация экрана и другие необходимые функции работают должным образом до начала совещания, что поможет избежать технических проблем и задержек.
• Создавайте гибридные совещания по умолчанию: при стандартизации технологий обязательно включите микрофоны, камеры и дисплеи как для очных, так и для удаленных пользователей, а также для вебинаров.
• Приоритет — хорошая акустика и грамотное размещение камер: чтобы все могли оптимально видеть и слышать, избегайте помещений со стеклянными стенами или устанавливайте акустические панели. Убедитесь, что камеры расположены на уровне глаз.
• Обучите свою команду использованию технологий: предоставьте документацию, базы знаний и обучение в режиме реального времени, чтобы ваша команда понимала, как использовать технологии и как извлечь из них максимальную пользу.
• Защитите свои настройки безопасности: внедрите функции безопасности, такие как залы ожидания, защита паролем и управление доступом.
• Отслеживайте данные об использовании для оптимизации расстановки мебели в помещениях: используйте аналитические инструменты, чтобы понять, как используется пространство и как можно соответствующим образом скорректировать планировку и технологии.
• Обеспечьте перспективность вашей системы: ищите технологии, которые могут масштабироваться вместе с вашим бизнесом и поддерживать необходимые интеграции и обновления с течением времени.

Как выбрать подходящую технологию для помещения любого размера

Выбранная вами технология должна соответствовать текущим целям вашего бизнеса и масштабироваться в соответствии с будущим ростом и изменениями. Это будет выглядеть по-разному для малого бизнеса, колл-центра и крупной корпорации. Однако одним из наиболее важных факторов при выборе подходящей технологии является размер и планировка помещения.

Вот несколько предложений и идей по использованию технологий в конференц-зале, которые помогут вам эффективно спроектировать ваше пространство:

• Небольшие помещения и переговорные комнаты (1-4 человека): Используйте универсальные конференц-устройства, системы с одним дисплеем и компактные белые доски. При ограниченном пространстве следует отдавать приоритет простоте и удобству использования.
• Средние помещения (4-10 человек): Установите потолочные микрофоны, два дисплея и несколько динамиков, а также отдайте приоритет шумоподавлению и отслеживанию камеры, чтобы каждый мог извлечь пользу из совещания.
• Большие помещения и залы заседаний (10+ человек): Добавьте несколько микрофонов и динамиков, сверхширокоугольные камеры для охвата всего помещения и большие светодиодные стены для совместной работы. Вы также можете рассмотреть передовые технологии бронирования помещений и удаленного включения участников.

Начните конференции правильно!

Технологии для конференц-залов могут сделать ваши встречи и мероприятия более эффективными, полезными и приятными как для докладчиков, так и для участников. Но вам нужны подходящие инструменты и понимание того, как лучше всего их использовать.

Zoom Rooms разработан для того, чтобы помочь вам бронировать, планировать и управлять конференц-залами, а оборудование для конференц-залов может сократить разрыв между участниками, присутствующими лично, и участниками, присутствующими удаленно. Он даже интегрируется с другими инструментами Zoom, такими как «Встречи», «События» и другими.